Vijf stappen
Om de message box te vullen, doorloop je onderstaand stappenplan.
Stap 1
Verwoord wat de kwestie is voor de doelgroep. Misschien ben jij bezig met het dossier betere zorg voor ouderen, maar de medewerkers van een verpleeghuis die je met je communicatie wil bereiken zijn wellicht ook bezorgd over de hoge werkdruk. Onderzoek wat de vraag of zorg van de doelgroep precies is en neem dit als vertrekpunt voor het beschrijven van de kwestie.
Stap 2
Is deze kwestie top of mind bij de doelgroep, of spelen er vooral andere zaken en is de urgentie niet zo hoog? Hoe hoger de urgentie, hoe groter de informatiebehoefte zal zijn.
Stap 3
Wat stel je hier zelf tegenover als oplossing? In dit vak schrijf je op wat ben je van plan te gaan doen.
Stap 4
Wat leveren jouw acties op? Bij deze stap beschrijf je het concrete resultaat voor de doelgroep: wat gaan zij merken of wat gaat er voor hen veranderen?
Stap 5
Als laatste komt dan het toets moment: wordt de kwestie voor de ander opgelost door wat jij gaat doen? Of levert het in elk geval een bijdrage? Als het antwoord hierop nee is: dan sluit de inhoud van de boodschap zoals jij die voor ogen hebt, waarschijnlijk niet aan bij wat belangrijk is voor de doelgroep.
Tips
- Om je in te kunnen leven in de doelgroep, kan het helpen om een persona op te stellen. Op die manier breng je de doelgroep tot leven en ben je in staat om de kernboodschap persoonlijker en gerichter te maken.
- Zorg dat je bij stap 3 niet meer argumenten geeft dan nodig. Argumenten (en oplossingen) die niet aansluiten bij wat de doelgroep als probleem ervaart zullen niet aankomen en kunnen tot irritatie leiden.
- Als het antwoord op de toetsvraag in stap 5 negatief is, zal je in gesprek moeten over de vraag of de maatregelen of oplossingen die voorgesteld worden wel de juiste zijn. Uiteraard is dit een vraag die door de inhoudelijk betrokkenen moet worden beantwoord.
- De message box levert je bouwstenen op die je kan gebruiken voor een boodschap voor een specifieke doelgroep, mogelijk ook op een specifiek moment. Houd er rekening mee dat voor verschillende doelgroepen er verschillende boodschappen kunnen zijn, afhankelijk van hun vragen en de gevoelde urgentie.
- Met meerdere boodschappen kun je een message house bouwen.